Organisationsentwicklung in der öffentlichen Sicherheit
Ausgangslage
In einem Geschäftsleitungsbereich der öffentlichen Sicherheit bestand die Herausforderung darin, die Organisation auf zukünftige Herausforderungen auszurichten. Diese Herausforderungen beziehen sich vor allem auf neue rechtliche Vorgaben wie auch auf neue Möglichkeiten in der digitalisierten Abwicklung der Sicherheitsprozesse. Von der Organisationsentwicklung waren ca. 500 Mitarbeitende in einer direkten oder indirekten Form betroffen.
Zielsetzungen
- Prozesslogische Weiterentwicklung der Organisation
- Erhöhung der innerbetrieblichen Flexibilität vor dem Hintergrund grosser Auslastungsschwankungen
- Erhalt einer ausgeprägten Sicherheitskultur
Methoden und Vorgehensschritte
Zunächst wurde auf der Basis von Dokumentenanalysen sowie Einzelinterviews mit Führungskräften und ausgewählten Mitarbeitenden eine Organisationsanalyse durchgeführt. Mit dieser Basis wurde eine Bestandesaufnahme und Einordnung durch das iafob vorgenommen sowie erste Prämissen und Empfehlungen für das zukünftige Organisations- und Führungsmodell dargelegt. Diese Perspektiven wurden in Workshops mit den relevanten Führungskräften reflektiert. In diesen Workshops wurden schliesslich erste Grundsatzentscheidungen getroffen (u.a. Integration von 2 Abteilungen) sowie eine Projektorganisation mit themen- und prozessbezogenen Projektgruppen definiert. Im Weiteren wurden in einem klassischen wie auch zyklischen Arbeits- und Entscheidungsmodus relevante Strukturanpassungen spezifiziert und verabschiedet.
Erzielte Ergebnisse und Wirkungen
MIt dem Projekt konnten ‹alte Zöpfe› einer funktionalen und nicht prozesslogischen Organisationsstruktur abgeschnitten werden. Dabei wurde eine zusätzliche Abteilung geschaffen, die nun umfassend für einen der wesentlichen Kernprozesse zuständig ist. Damit wurden auch die Managementkapazitäten für Innovationsvorhaben erhöht. Mit der Organisationsveränderung wurden auch die Aufgaben- und Kompetenzprofile von verschiedenen Mitarbeitendengruppen erweitert. Schliesslich konnte mit diesem Projekt eine wichtige Voraussetzung dafür geschaffen werden, dass die strategischen Ziele Sicherheit, Flexibilität und Innovation gestärkt wurden.
Erkenntnisse und Erfolgsfaktoren
Mit dem Projekt konnte die wichtige Botschaft vermittelt werden, dass – trotz unterschiedlich gelagerten Interessen – lang anstehende und nötige Veränderungen möglich sind. Dieser Prozess erforderte dabei einen durchaus ,langen Atem› und verlangte insbesondere vom iafob die stetige, hartnäckige Fokussierung auf die wesentlichen Ziele und Prämissen des Projektes. Bei diesem Projekt war es auch sehr wichtig, dass relevante Projektsitzungen durch das iafob umsichtig und zielgerichtet moderiert wurden. Schliesslich zeigte sich in diesem Vorhaben auch, dass die Verpflichtung und das Einfordern von durchaus mutigen Entscheidungen durch die oberste Leitung ein wichtiger Bestandteil des informellen Coaching durch das iafob darstellte.