Kunden- und Mitarbeitendenbefragungen

Ausgangslage

Die gegebene Situation rund um die Covid-19-Pandemie führte dazu, dass neue Wege der Mitarbeitendenführung eingeschlagen werden mussten. Die Umstellung auf mobil-flexibles Arbeiten stellte die Mitarbeitenden wie auch die Führungskräfte vor neue Herausforderungen. Unklar war, wie die veränderte Situation von den Mitarbeitenden erlebt wurde und wie es um das psychosoziale Wohlbefinden stand.

Zielsetzungen

  • Das aktuelle Befinden und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden systematisch erfassen
  • Erkennntisse für die Weiterentwicklung und Optimierung der Arbeits- und Führungsformen gewinnen
  • Mögliche Schieflagen rechtzeitig erfassen und darauf reagieren können
  • Stärken erkennen um weiterführend in diese zu investieren

Methoden und Vorgehensschritte

Nach der Auftragsklärung und einem Kick-off mit dem Projektteam, entwickelte das iafob gemeinsam mit den Auftraggebenden einen kundenspezifischen Fragebogen. Das iafob konnte dabei auf einen grossen Fundus an bewährten und praxiserprobten Fragebogen zurückgreifen (z.B. zur Erfassung der Arbeitszufriedenheit, der Gesundheit am Arbeitsplatz und von mobil-flexiblem Arbeiten). Aufgrund des Fokus auf die Covid-19-Situation wurden zudem neue Fragen entwickelt. Die Programmierung erfolgte im Online-Tool Survalyzer, welches auch für mobile Geräte optimiert ist. Die während der Befragungsphase angebotene Hotline wurde von den Mitarbeitenden punktuell genutzt. Die Ergebnisse wurden bis auf die Ebene einzelner Teams ausgewertet und differenziert. Durch geeignete statistische Auswertungsverfahren konnten  Ursache-Wirkungsmechanismen identifiziert und aufgezeigt werden. Nach einer ersten, systematischen Reflexion der Ergebnisse durch das interne Projektteam, wurden die Ergebnisse im erweiterten Führungskreis präsentiert. Im Rahmen dieses virtuellen Workshops wurden mögliche Handlungsfelder abgeleitet und priorisiert und erste potentielle Massnahmen reflektiert. Die Ergebnisse und priorisierten Handlungsfelder wurden im Anschluss allen Mitarbeitenden vorgestellt, wobei auch die Mitarbeitenden die Möglichkeit hatten ihrerseits relevante Massnahmen einzubringen. Die definitiven Massnahmen wurden im Führungskreis eingegrenzt und anschliessend in gemischten Arbeitsgruppen spezifiziert. Die Umsetzung der Massnahmen erfolgte im Rahmen der Zielvereinbarungsprozesse fürs neue Geschäftsjahr. Die Zielerreichung wird in einem Jahr über eine wiederholende Befragung bewertet. Das ganze Befragungsprojekt dauerte bis zur Lancierung der Arbeitsgruppen knapp zwei Monate.

Erzielte Ergebnisse und Wirkungen

Die Ergebnisse der Befragung zeigten ein differenziertes Bild des aktuellen Wohlbefindes und der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden und der Führungskräfte auf. So konnten typische Belastungen, die im Rahmen mobil-flexibler Arbeit (u.a. Home-Office) auftauchen, eruiert und angegangen werden. Auch konnten wichtige organisationale und kulturelle Ressourcen identifiziert werden, welche den Mitarbeitenden dabei helfen, die aktuelle Situation gut zu meistern – u.a.gegenseitige Unterstützung und der informelle Austausch im virtuellen Raum. Mittels kurzfristiger Massnahmen konnten die Arbeitsbedingungen schnell und unkompliziert verbessert werden. Die Tatsache, dass die Mitarbeitenden nach ihrem Wohlbefinden und ihren Anregungen für eine Optimierung der aktuellen Situation gefragt wurde, wurde von diesen sehr positiv geschätzt.

Erkenntnisse und Erfolgsfaktoren

Wichtig ist und war das Commitment des Managements – die Befragung muss von den Führungskräften mitgetragen werden. Ebenfalls sehr geschätzt wird die Unterstützung durch externe Fachpersonen, da so die Vertraulichkeit der Daten gegeben ist und niemand im Unternehmen Einblick in die gesammelten Daten erhält. Die Einbettung der Befragugn in nachfolgende Führungs- und Entwicklungsprozesse ist ebenfalls von grosser Wichtigkeit, wie auch die transparente Kommunikation der Ergebnisse – alle bekommen Zugang zu den Berichten. Die Erfahrung zeigt, dass sich regelmässige «schlanke» Befragungen in Abständen von ca. einem Jahr gut eigenen, um fokussierte, thematisch eingegrenzte Veränderungen messen zu können. Ergänzend können zusätzlich Pulsbefragungen eingesetzt werden, die typischerweise eine höhere Frequenz aufweisen als klassische Mitarbeitendenbefragungen. Hierbei steht die Vertiefung einzelner Themen im Vordergrund und weniger die statistischen Auswertungsmöglichkeiten oder die Vergleichbarkeit der Ergebnisse. Die Praxis zeigt, dass gross angelegte traditionelle ‚Befragungsmarathons’ im Mehrjahresrhythmus eingeschränkt geeignet und gefragt sind.
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